Présentation

TECHNO-GED© est un progiciel de gestion électronique des documents conçu et développé par TECHNOSOFT sous l’environnement Windows intégrant :

Architecture Client-serveur du progiciel en standard et n-tiers selon configuration des sites clients.
Structure modulaire.
Navigation (listes hiérarchiques) graphique, interactive (menus contextuels) et intuitive.
Connexions web via INTRANET et INTERNET.

Gère d’une manière intégrale tous les documents de l'entreprise (courriers départs et arrivées et documents qualité) selon des processus de traitement paramétrables.
Permet l’accès en temps réel à tout document informatisé sur son écran : élimination des recherches dans des armoires, des fichiers perdus sur les disques durs, disquettes…
Garantit la sécurité des documents : placés sur le serveur, les documents peuvent être facilement sauvegardés enregistrés sous format natif et accessibles de l’extérieur.
Informe à chaque connexion ou par e-mail l’utilisateur en cours sur toutes les actions en attente de traitement concernant les arrivées, les départs, les documents qualité ou les projets.
Les utilisateurs concernés apporteront leur signature électronique lors du traitement d’une action.
Gère le travail coopératif à travers des projets, des tâches et des actions communes à plusieurs utilisateurs en appliquant des work-flow paramétrables.
Calcule et fournit une multitude de statistiques sur les tâches et actions en-cours ou soldées.

Fonctionnalités

Arrivées & Départs:

La multitude de courriers papiers engorgent toujours nos sociétés : quelle que soit votre activité, vous recevez sous forme de courrier papier des documents
importants, voire stratégiques : appels d’offres, commandes, réclamations, recommandés AR, factures, chèques …

Ce flux de documents génère un afflux considérable de papiers qui circulent, s’égarent, se perdent … De plus, les courriers, pourtant partie intégrante de projets,
d’affaires, de dossiers, ne sont traités qu’individuellement, sans vue globale et cohérente.

TECHNO-GED© vous permet de traiter l’ensemble de vos courriers entrants et sortants Dans l’arborescence globale de vos affaires. Ainsi, non seulement vous avez en permanence le suivi de vos courriers mais de plus :

ils sont intégrés avec l’ensemble des documents de vos projets, affaires,
ils sont archivés à la fin de l’affaire avec l’ensemble des autres documents,
vous gérez la traçabilité de vos courriers comme celle de vos autres documents,
vous maîtrisez les réponses et garantissez les délais, à travers des work-flows paramétrés,
vous obtenez à tout moment la liste des courriers par émetteur, par destinataire, par type de courrier …,
vous avez en permanence un suivi d’activité sur le nombre de courriers reçus, en attente de réponse …,

Documents internes :

Permet L’enregistrement de l'ensemble des documents émis et reçus, informatisés ou non.
 
Gestion automatisée des documents informatisés, sous leur applicatif d’origine: Word, Excel, lotus 123, ... : création, ouverture, adressage automatisé, suppression, duplication, ...
Classement et archivage automatiques de la base de données
Gestion des versions, des indices et des visas.
Création des nouveaux documents (lettres, notes, rapports, ...) à partir des modèles propres à l’entreprise.
Gestion des circuits d'Approbation et de Diffusion des documents et conservation de tous les visas.
Garantie d’une gestion sans faille des versions de documents.

Tâches & Actions :

Gère tout type de tâche administrative ou technique.
Permet le suivi des actions.
Des work-flows peuvent être créés et associés à chaque type de tâche.
Chaque utilisateur aura dans son écran toutes les tâches en attente de traitements

Bibliothèque électronique:

Les arrivées, départs, documents internes ou qualité et tâches sont tous archivés
selon une bibliothèque électronique qui peut varier de un à quatre niveaux
paramétrables :
Tout type de document sera classé par ordre chronologique par rapport à
l’arborescence de son classement.
Tous les détails d’un courrier, d’un document ou d’une tâche sont consultables d’un simple double clic à partir de la bibliothèque électronique.

Module Statistiques :

Calcul de statistiques concernant les actions en cours en retard par type de document.
Calcul de durées moyennes de traitement des arrivées, départs, tâches, procédures...
Graphiques d’évolution des durées de traitement des processus.

Administration et Paramétrages

Gère les codes et les autorisations d’accès (plusieurs niveaux de sécurité) pour chaque utilisateur, le paramétrage du logiciel, les tables annexes communes à tous les modules: Type Action, Etat Action, services, Etat Arrivée, Lieu Classement, etc...